✉ Neue E-Mail – Entwurfvom Portal erzeugt · noch nicht gesendet
📎 AÜV-Nachtrag_S-Brandt_bis-30-09.pdf
Von: a.mueller@carexperts-beispiel.de
An: pflegedienstleitung@st-anna-werthal.de
Betreff: Verlängerung Einsatz S. Brandt (IMC) – Anschluss ab 20.07. sichern
Sehr geehrte Frau Winkler,

unser Mitarbeiter S. Brandt ist noch bis 19.07. bei Ihnen auf der IMC im Einsatz. Sie hatten im Telefonat am 24.06. erwähnt, dass die Personaldecke voraussichtlich bis in den September angespannt bleibt – daher möchten wir Ihnen frühzeitig die Verlängerung anbieten.

Herr Brandt ist bis 30.09. verfügbar und würde den Einsatz gern fortsetzen; die Konditionen bleiben unverändert. Den vorbereiteten AÜV-Nachtrag finden Sie im Anhang – ein kurzes „passt" genügt, und alles läuft nahtlos weiter.

Mit freundlichen Grüßen
Alex Müller · Disposition
CareXperts Personal GmbH
💡 Demo: Im echten System öffnet sich genau dieser Entwurf in Ihrem Outlook. Die markierten Stellen hat die KI aus Einsatzdaten & Gesprächshistorie formuliert. Gesendet wird erst, wenn Sie es tun.
IT-Dienstleistungen · Individuelle Software & KI-Automatisierung

Software, die Ihre Arbeit wirklich versteht

Die ToDo GmbH baut digitale Werkzeuge, die sich Ihren Prozessen anpassen – vom maßgeschneiderten CRM über KI-Automatisierung bis zur vollautomatischen Faktura. Egal welche Branche: Wo ein Prozess ist, bauen wir das Werkzeug dazu. Besonders tief zu Hause sind wir bei Personaldienstleistern in der Arbeitnehmerüberlassung.

Wir automatisieren Ihre Disposition.
100 %maßgeschneidert statt Standardsoftware
KI-firstAutomatisierung in jedem Prozessschritt
DSGVOHosting & Datenhaltung in Deutschland möglich
Was wir tun

Leistungen

Ein Anbieter, der Ihre Prozesse versteht und die Technik dazu baut – ohne Buzzword-Nebel, mit messbarem Ergebnis.

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Individuelle CRM-Systeme

Vollständig personalisierte CRM- und Dispositions-Systeme für Ihren Betrieb – exakt entlang Ihrer Abläufe.

  • Kunden-, Mitarbeiter- & Einsatzverwaltung
  • Akquise-Pipelines mit Wiedervorlagen-Logik
  • Matching: Qualifikation, Verfügbarkeit, Wohnortnähe
  • Rollen & Rechte, Multi-User, mobil nutzbar
⚙️

Prozessoptimierung

Wir analysieren Ihre bestehende Infrastruktur und Prozesse – und verschlanken, was Zeit und Marge kostet.

  • Ist-Analyse von Systemen & Medienbrüchen
  • Schnittstellen statt Doppel-Erfassung (ERP, zvoove & Co.)
  • Digitale Workflows für AÜV, Einsatzmeldung & Doku
  • Messbare Kennzahlen statt Bauchgefühl
🤖

KI-Anbindung

Künstliche Intelligenz dort, wo sie Arbeit abnimmt – integriert in Ihre echten Werkzeuge, nicht als Spielerei.

  • KI-Telefon- & Gesprächsauswertung ins CRM
  • Automatische E-Mail-Erkennung und -Vorschläge
  • Smart-Matching & Angebots-Empfehlungen
  • Eigene KI-Assistenten für Ihr Team
🔁

Automatisierungen

Wiederkehrende Arbeit läuft nachts von allein: vom Angebot bis zur Rechnung.

  • Automatisierte Angebotsläufe auf Marktplätzen
  • Faktura: Dienst-genaue Rechnungen inkl. Zuschlägen
  • Berichte & Controlling automatisch ins Postfach
  • Recruiting-Pipelines (z. B. LinkedIn-Anbindung)
📊

Controlling & Dashboards

Alle Zahlen an einem Ort: Auslastung, Umsätze, Vertriebsaktivität – live statt monatsalt.

  • Vertriebs- & Dispositions-Berichte
  • Einsatz- und Margenübersicht je Mitarbeiter
  • Frühwarnungen: auslaufende Einsätze, Lücken
  • Tagesaktuell, automatisch, verständlich
☁️

Cloud & Modern Workplace

Wir bringen Ihre Firma sicher in die Cloud – vom E-Mail-Setup bis zum kompletten Cloud-Arbeitsplatz.

  • Microsoft-365-Einrichtung & Migration
  • Cloud-PCs: Arbeiten von überall
  • Backup-, Rechte- & Sicherheitskonzepte (MFA)
  • Website-Modernisierung für KMU
Branchenfokus

Arbeitnehmerüberlassung ist unser Zuhause

Wir kennen den Alltag eines Personaldienstleisters aus der Praxis: auslaufende Einsätze, die niemand rechtzeitig sieht. Disposition zwischen Excel, Telefon und Bauchgefühl. Rechnungen mit Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschlägen, die Stunden kosten. Genau dafür bauen wir Werkzeuge.

Equal Pay, AÜV, Einsatzmeldungen & Nachweise digital abgebildet
Zuschlagslogik (Sa/So/Feiertag/Nacht) centgenau automatisiert
Anbindung an Branchensoftware und Dispomarktplätze
Folgeeinsatz-Radar: kein Mitarbeiter läuft unbemerkt aus
Von Niederlassungsleitern mitentwickelt – nicht nur für sie

Das ist die Pflicht – das kann jede gute Branchensoftware. Was nur wir können →

Referenzprojekt

Dispositions- & Controlling-Portal für einen bundesweiten Fachpflege-Personaldienstleister

Vollständig individuelles CRM mit KI-Matching, automatischer Gesprächs- und E-Mail-Auswertung, Marktplatz-Automatik, digitaler Vertragsstrecke und Dienst-genauer Faktura – im laufenden Betrieb eingeführt.

2.300+Interessenten & Kunden im Funnel
250+automatische Marktplatz-Angebote/Monat
~90 %weniger Handarbeit in der Faktura
24/7Berichte, Wächter & Automatikläufe
Der Unterschied

Was nur wir können

Einsatzmeldungen, Nachweise, Zuschlagslogik – das bildet jede gute Branchensoftware ab. Der Unterschied liegt woanders.

01 · PRAXIS

Wir nutzen unsere Software selbst – jeden Tag

Das Referenzprojekt oben ist kein Kundenauftrag, sondern unser eigenes System im Echtbetrieb: Damit wird täglich disponiert, akquiriert und fakturiert. Jede Funktion hat den Praxistest bestanden, bevor Sie sie bekommen.

02 · KI

Unsere KI erledigt – sie erinnert nicht nur

Standard-Systeme zeigen Aufgaben an. Bei uns formuliert die Maschine die Akquise-Mail selbst – mit Begründung aus Ihrer Gesprächshistorie („Sie sagten am 12.03. …") –, erstellt das Angebot und baut die Rechnung. Sie lesen gegen und drücken auf Senden.

03 · TEMPO

Neue Funktion morgen statt nächstes Quartal

Wir entwickeln KI-gestützt: heute besprochen, oft morgen produktiv. Kein Ticket-Backlog, keine Release-Zyklen, kein Customizing-Aufpreis wie bei Standardsoftware.

04 · PASSFORM

Software folgt Ihrem Prozess – nicht umgekehrt

Keine Module, keine Lizenz-Matrix. Sie beschreiben, wie Sie arbeiten – genau das wird gebaut. Ändert sich Ihr Prozess, ändert sich die Software mit.

Einblick

So sieht ein ToDo-CRM in der Praxis aus

Beispieldaten der fiktiven „CareXperts Personal GmbH" – klicken Sie sich durch die Module. Jedes System bauen wir individuell auf Ihre Abläufe.

portal.carexperts-beispiel.de · Dispositions- & Controlling-Portal
Guten Morgen, Alex! ☀ Dienstag, 07.07.2026
7
startbereite Aufgaben – anklicken
3
Einsätze laufen aus – anklicken
12
offene Angebote – anklicken
128.400 €
Monatsumsatz – Controlling öffnen
Startbereite Aufgaben (7) – von der Maschine vorbereitet, ein Klick führt aus:
▶ Verlängerungs-Anfrage St.-Anna-Klinik (S. Brandt) – Entwurf fertig
▶ J. Petrow bei 4 Kliniken anbieten – Profile + Anschreiben generiert
▶ Rechnung Juni Klinikum Nordheim – Vorschau bereit
▶ Antwort „AW: Profile IMC" St.-Anna-Klinik – Terminvorschlag formuliert
▶ Wochenbericht Disposition – Versand an Leitung vorbereitet
▶ 2 Bewerber-Dossiers aus E-Mail-Anhängen erstellt – zur Freigabe
↓ Die wichtigsten drei stehen unten im Quick Check – Rest in der Aufgabenliste.
Auslaufende Einsätze (3) – das Folgeeinsatz-Radar:
MitarbeiterEinsatzortendetStatus
S. Brandt (IMC)St.-Anna-Klinik Werthal19.07.Verlängerung vorbereitet ▶
T. Okafor (ITS)Klinikum Nordheim31.07.Verlängerung zugesagt ✓
L. Christiansen (ZNA)Städt. Klinikum Osterfeld09.08.✨ 3 Alternativ-Kliniken gematcht
Offene Angebote (12) – zuletzt bewegt zuerst:
📄 Klinikum Nordheim · 2× ITS-Profil · angeboten 24.06. · Wiedervorlage heute
📄 Reha-Zentrum Lindau-Süd · IMC ab Sept. · angeboten 02.07. · wartet auf Rückmeldung
📄 St.-Anna-Klinik Werthal · Psychiatrie · angeboten 30.06. · positive Reaktion ✓
📄 Ev. Krankenhaus Brückfeld · ZNA-Profil · angeboten 27.06. · nachfassen am 11.07.
📄 MVZ Sonnental · PV-Vorschlag Festanstellung · angeboten 25.06. · offen
… und 7 weitere – vollständige Liste in der Akquise-Ansicht.
Controlling · Juli 2026 (gebucht: 128.400 € netto · Vormonat: 119.700 € · +7,3 %)
M. Weber · ITS · Klinikum Nordheim38.900 €
S. Brandt · IMC · St.-Anna-Klinik34.200 €
K. Yilmaz · ZNA · Klinikum Osterfeld31.750 €
T. Okafor · ITS · Klinikum Nordheim23.550 €
Zuschläge im Schnitt 21 % · offene Rechnungen: 1 · Bericht geht täglich 17:00 automatisch an die Leitung.
Smart To-dos · von der KI erkannt, von der Maschine vorbereitet
Verlängerungs-Anfrage St.-Anna-Klinik für S. Brandt vorbereiten
E-Mail-Entwurf + AÜV-Verlängerung liegen bereit – nichts wird automatisch gesendet
J. Petrow proaktiv anbieten – 4 Kliniken mit erfasstem Psychiatrie-Bedarf
Anonymisierte Profile + individuelle Anschreiben werden generiert
Rechnung Juni · Klinikum Nordheim aus Zeiterfassung erzeugen
42 Dienste, Zuschläge automatisch zerlegt – Vorschau-PDF vor Nummernzug
E-Mail-Eingang: „AW: Profile IMC" der St.-Anna-Klinik
KI hat positive Rückmeldung erkannt – Antwort-Entwurf mit Terminvorschlag liegt bereit, gesendet wird erst nach Ihrer Prüfung
Eigene Aufgaben · was nur der Mensch kann
Pflegedienstleitung Reha-Zentrum Lindau-Süd zurückrufen
KI-Telefonat gestern: „Bedarf IMC ab September" – Details klären
Vorstellungsgespräch Bewerberin M. Krause (ITS) · heute 14:00
Dossier mit Lebenslauf, Nachweisen und Gesprächsleitfaden hat die KI vorbereitet – das Gespräch führen Sie

Alle Daten fiktiv. Funktionsumfang beispielhaft – Ihr System bauen wir passgenau.

So arbeiten wir

In vier Schritten zum Ergebnis

Kein Pflichtenheft-Marathon: Wir liefern früh, Sie sehen alles live, und bezahlt wird, was Nutzen bringt.

Kennenlernen & Analyse

Kostenloses Erstgespräch. Wir schauen uns Ihre Prozesse, Systeme und Schmerzpunkte an – vor Ort oder remote.

Konzept & Quick Wins

Priorisierter Fahrplan: Was bringt sofort Entlastung, was baut aufeinander auf? Erste Automatisierungen oft in Tagen.

Umsetzung in Etappen

Wöchentlich sichtbare Fortschritte im echten System. Ihr Team arbeitet von Anfang an mit und gestaltet mit.

Betrieb & Ausbau

Wir bleiben dran: Monitoring, Weiterentwicklung, neue Ideen. Ihre Software wächst mit Ihrem Geschäft.

Früher habe ich Rechnungen am Wochenende getippt und auslaufende Einsätze im Kopf jongliert. Heute macht das System nachts die Vorarbeit – und ich treffe morgens nur noch Entscheidungen.

Niederlassungsleiter eines bundesweiten Fachpflege-Personaldienstleisters · ToDo-Referenzkunde

Lassen Sie uns über Ihre Prozesse sprechen

Im unverbindlichen Erstgespräch zeigen wir Ihnen anhand echter Beispiele, was in Ihrem Betrieb automatisierbar ist – und was das konkret an Zeit und Geld spart.

Erstgespräch vereinbaren ✉ kontakt@todo-gmbh.de · 🌐 www.todo-gmbh.de

Impressum

Angaben gemäß § 5 DDG:

C&T Invest Holding GmbH
Palmaienstraße 10
76227 Karlsruhe

Vertreten durch den Geschäftsführer: David Cantale
Registergericht: Amtsgericht Mannheim · Registernummer: HRB 747538
E-Mail: kontakt@todo-gmbh.de

Verantwortlich für den Inhalt nach § 18 Abs. 2 MStV:
David Cantale, Palmaienstraße 10, 76227 Karlsruhe

„ToDo GmbH" ist eine Marke in Gründung; Betreiberin dieser Website ist die C&T Invest Holding GmbH.

Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher
C&T Invest Holding GmbH, Palmaienstraße 10, 76227 Karlsruhe, E-Mail: kontakt@todo-gmbh.de (Angaben siehe Impressum).

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Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (E-Mail-Adresse, Inhalt der Nachricht) ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. lit. f DSGVO). Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Zweckerreichung nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

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